ارزشیابی یک فعالیت روزمره در مدیریت سازمان ها و برنامه هاست!
شمع

 

بسم الله الرحمن الرحیم

ترویج فرهنگ ارزشیابی در سازمان ها و برنامه ها

محمد حسن محقق معین

فروردین 1390

مقدمه

همان طور که می دانید علمای مدیریت پنج کارکرد اصلی :سازمان دهی،برنامه ریزی،کنترل، هماهنگی و بودجه بندی را برای این علم و فن و هنر معرفی کرده اند. ارزشیابی که نوعی تحقیق است در چارچوب کارکرد کنترلی مدیریت جا داشته و باید همانطور که مدیر  و کارکنان هر روز با مدیریت و اداره سر و کار دارند تبعا با ارزشیابی هم سر و کار داشته باشند.چنین درک درستی از جایگاه ارزشیابی در بردارنده چندین معناست.از جمله اینکه ارزشیابی و تحقیق  نباید بدون ارتباط سیستماتیک با چهار کارکرد دیگر فرایندهای مدیریتی و نیز سایر سازوکارهای کارکردِ  کنترلی  مدیریت انجام گردد! دیگر معنای ضمنی چنین برداشتی از جایگاه ارزشیابی  آن است که در سازمان ها  و برنامه ها نباید انتظار داشت که  از فرایند و نتایج ارزشیابی ها و تحقیقاتی که با این ملاحظه انجام نمی شوند  در  فعالیت های روزمره سازمانی استفاده شود! همان طور که همگی تجربه کرده ایم! ارزشیابی در  سازمان های ما یا به شکل یک تکلیف اداری و با تکمیل فرم های سنجش و اندازه گیری عملکرد کارکنان و مدیران یا در موارد نادر ارزشیابی برنامه ها  به منظور پاسخگویی به مقامات بالاتر و برای رفع تکلیف انجام می شود و یا به صورت یک فعالیت علمی و بدون ارتباط با اداره روزمره فعالیت ها و بعضا به صورت تزئینی و برای پز علمی دادن  توسط متخصصین خارج از سازمان  و یا افرادی  در درون اداره به منظور دفاع از نتایج عملکرد و یا تبلیغ آن برای جلب منابع بیشتر و استمرار فعالیت ها انجام می گیرد.در هریک از دو حالت فوق ارزشیابی با مدیریت روزمره امور و جلوگیری به موقع از انجام  خطا و یا بهبود امور سر و کار ندارد! نوع فرهنگ سازمانی و نگرش کارکنان و مدیران نقش بسیار مهمی در  تداوم این حالت مرضی  در ادارات و برنامه های ما دارد.متاسفانه  اندازه گیری عملکردها  در سازمان ها و پایش فعالیت ها اگر با سنجه ها و شاخص ها و معیارهای مناسب صورت گیرد-  که معمولا  نمی گیرد!- منجر به ارزشیابی عملکرد ،مدیریت عملکرد،افزایش کیفیت، کارائی،اثر بخشی و نهایتا افزایش بهره وری نمی شود. ارزشیابی در سازمانها ی ما  معمولا در آخر  فعالیت ها و یا سال و برای تامین بودجه ، پاسخ گویی و یا ترمیم  و تعدیل حقوق کارکنان انجام می شود. هیچگاه نباید اندازه گیری و سنجش را مساوی با تغییر و بهبود بگیریم! اما متاسفانه در بسیاری از موارد ما این اصطلاحات را به جای یکدیگر به کار برده و قادر نیستیم آنها را از منظر سیستمی و آمایشی ببینیم. بنابر این کارکنان و مدیران  علاقه ای به ارزشیابی پیدا نمی کنند!اگر بخواهیم این وضع تغییر کند و ارزشیابی در امور روزمره ما تاثیر مثبت داشته و  در فعالیت هایمان بهبود مستمر را تجربه و انگیزه بیشتر پیدا کنیم باید  به دنبال ظرفیت سازی در سازمان ها و برنامه ها برویم. ظرفیت سازی در سازمان ها و برنامه ها با همه  کارشناسان،مدیران و به طور کلی کارکنان سر و کار خواهد داشت.ظرفیت سازی با آموزش شروع شده و از طریق اثر گزاری بر روابط سازمانی منجر به تغییر نگرش و زمینه ساز  استفاده روزمره از فنون ارزشیابی در اداره امور و تغییر تدریجی فرهنگ سازمانی  خواهد شد.البته مسلما نباید یک شیوه خاص نظری و مستقیم از آموزش را مد نظر داشت! ظرفیت سازمانی،ظرفیت سازی،ظرفیت سازی ارزشیابی،سه پایه ترویج فرهنگ ارزشیابی در سازمان ها و برنامه ها هستند؛که در ادامه به تبیین آن پرداخته شده است.

 

ظرفیت سازمانی

طیف وسیعی از قابلیت ها،آگاهی ها و منابع مرتبط و در هم فرو رفته ای که سازمان ها و برنامه ها برای انجام بهترین کارها از بهترین روش ها برای تحقق رسالت خود-  اثر بخش بودن- نیاز دارند را ظرفیت سازمانی می نامیم.

 

ظرفیت سازی

ظرفیت سازمانی از طریق فرایندهای ظرفیت سازی به منصه ظهور می رسد. این فرایندها از جمله شامل:

  • فرایند های تقویت سازمان و برنامه  به منظور بهبود عملکرد
  • فرایند های بهبود اثربخشی سازمان و برنامه
  • فرایند های تقویت کننده سودمندی های پایدار تر و  بیشتر محیطی،اقتصادی و اجتماعی سازمان و برنامه

ظرفیت سازی ارزشیابی

فرایندهای های  ظرفیت سازی تعمدی و  هدفمندی که  به منظور افزایش انگیزه،آگاهی،مهارت(منابع ساختاری) برای اجرا و یا استفاده از فعالیتهای ارزشیابی در سازمان ها و برنامه ها، ظرفیت سازی ارزشیابی نامیده می شود.این فرایند ها شامل:

  • ظرفیت سازی در کارکنان برای مدیریت موفقیت آمیز امور خود در سازمان ها و برنامه ها
  • ظرفیت سازی در زیر ساختار های سازمان ها و برنامه ها
  • ظرفیت سازی در تجربه ارزشیابی در سازمان ها و برنامه ها

 نتیجه گیری

در هر سازمانی فرهنگی در جریان است.کیم(Kim) در  سال 2002 به این موضوع توجه کرده و نوشته است: "انتقال حسی از هویت به کارکنان،فراهم کردن جهت گیری های نانوشته  و اغلب ناگفته در باره چگونگی پیش رفتن در یک سازمان... یک فرهنگ سازمانی در آنچه ارزش محسوب شده،سبک های رهبری غالب،نمادها،رویه ها،کارهای روزمره عادی، و تعریفی که از سازمان می شود؛بازتاب دارد."

ترویج فرهنگ ارزشیابی در یک سازمان آسان نبوده و صرفا حاصل نیت های خوب نیست.این امر مستلزم تلاش های سنجیده در سازمان به خصوص از طریق مدیران عالی رتبه تر آن  در تشویق،اجرا و حمایت از چنین فرهنگی است. یک فرهنگ ارزشیابی ضعیف  همه تلاش ها ی مدیریتی سازمان را به یغما برده  و ارزشیابی ها را ابتر می گزارد. ما می توانیم  از طریق ظرفیت سازی سازمانی به خصوص ظرفیت سازی ارزشیابی   فرهنگ ارزشیابی را به تدریج در فرهنگ سازمانی رسوخ دهیم. برای روشنتر شدن مسیر این ظرفیت سازی به طور فشرده  در سه قسمت به برخی از  عناوین موانع موجود در فرهنگ های سازمانی ، عناوین برخی از  خصوصیات فرهنگ ارزشیابانه و  عناوین برخی از راههای  ترویج فرهنگ ارزشیابی اشاره می کنیم.

 

موانع موجود برای  رخنه فرهنگ ارزشیابی در سازمان

  1. فقدان ارزشیابی و یا استفاده از سنجه ها و شاخص های نامناسب در انجام ارزشیابی و یا یکسان پنداشتن سنجش عملکرد با ارزشیابی آن و یا بدون ارتباط بودن سنجش و یا ارزشیابی عملکرد با مدیریت عملکرد
  2. نبود و یا کمبود  انواع منابع و ظرفیت در عرصه عرضه و  تقاضای انواع ارزشیابی
  3.  غلبه رویکرد ارزشیابی به منظور اثبات و پاسخگویی در سازمان ها بر رویکرد ارزشیابی به منظور بهبود و اثربخشی بیشتر
  4.   بازخوردهای نامناسب رفتاری مدیران و کارکنان به نتایج  ناخوشایند ارزشیابی

خصوصیات فرهنگ ارزشیابانه

در سازمان با فرهنگِ ارزشیابی مناسب،  چهار نوع ظرفیت مشاهده می شود:

ظرفیت تطبیقی:پایش،سنجش و واکنش به تغییرات درونی و بیرونی

  1. کار سیستمی ، شبکه ای و دسته جمعی
  2. سنجش  اثر بخشی سازمانی
  3. برنامه ریزی
  4. ارزشیابی برنامه ها و خدمات
  5. خود اندیشی و خود آزمایی اعضای سازمان
  6. خطر پذیری و نوآوری اعضای سازمان
  7. گفتگوی مستمر اصیل،چالشی و صریح اعضای سازمان

ظرفیت فنی: ارائه خدمات سازمان

  1. فن آوری
  2. حسابداری
  3. بودجه بندی
  4. تامین منابع مالی
  5. توسعه تجهیزات و نگهداری
  6. بازاریابی و ارتباطات
  7. ارزشیابی/تحقیق
  8. مشروعیت

ظرفیت مدیریت

تضمین کاربرد کارا و اثر بخش منابع سازمانی

 

ظرفیت رهبری

  1. تفکر
  2. الهام
  3. الویت بندی
  4. تصمیم گیری
  5. هدایت
  6. خلاقیت
  7. نمونه سازی

 راههای  ترویج فرهنگ ارزشیابی درسازمان

1.     رهبری و تعهد بارز مدیران عالی

2.     تقاضای منظم اطلاعات

3.     ظرفیت سازی ارزشیابی

4.     برقراری مدیریت عملکرد با ثبات

5.     مشوق های حمایتی سازمانی

6.     رویه ها،تجارب و نظام های سازمانی حمایتی

7.     برقراری نظام های ارزشیابی متمرکز بر یادگیری

8.     مدارا کردن و یادگیری از اشتباهات

 

نويسنده : محمد حسن محقق معين يکشنبه 29 فروردين 1390
تعداد نظرات تا اين لحظه :  10 اعلام نظر